Un processus rigoureux de suivis est effectué afin de nous assurer que les familles d'accueil sont d'un niveau de qualité élevée. Une fois qu'une famille d'accueil a rempli le formulaire de l'école, un membre de l'équipe d'hébergement de Ulearn examinera la demande et prendra contact avec elle tout d'abord par téléphone pour poser toutes les questions pertinentes au sujet du logement des étudiants. Si cette partie du processus est effectuée avec succès, un autre membre de l'équipe sera chargé de visiter la famille d'accueil en personne pour inspecter la chambre et l'état de la maison en général. À ce stade, les règles d'engagement sont énoncées et les problèmes, notamment de comportement (des hôtes et des étudiants), de nourriture et de préoccupation diététiques, de propreté et d'hygiène entre autres. Ulearn suggère aussi des niveaux et sujets de conversation adéquats. Pouvoir pratiquer l'Anglais est le but principal de l'acceuil d'étudiants internationaux. C'est lors du souper qu'ils auront une meilleure opportunité de pratiquer la langue. Ce processus nous permet d'effectuer un contrôle de la qualité des nouvelles familles. Nous comptons aussi sur le fait que Ulearn a établi des relations d'affaires avec nos hôtes depuis plus de 20 ans. Nous avons découvert que le maintien d'une relation proche avec les familles d'accueil est en fait la meilleure façon d'assurer le niveau élevé et la satisfaction des étudiants.